PROTOCOLO

El protocolo es una herramienta para mantener las relaciones que se generan en nuestro entorno, y nos induce a un buen comportamiento en la sociedad en diferentes momentos de nuestra vida ya sea en un evento social, laboral o en ámbito educativo, así como nuestra vida cotidiana. El protocolo es una herramienta para aprender a comportarnos adecuadamente según las reglas establecidas, sentarnos bien, al momento de comer, de saludar, hablar, expresarnos, o darme a conocer es importante el cumplimiento de un protocolo.  

Historia del Protocolo

El protocolo fue creados hace 2.000 años por un romano el termino protocolo, procede de la palabra procollum, del griego en su significado original  venía a decir que protocollum era la primera hoja de un escrito.

Cuando se crearon los estados los gobernantes de los mismos establecían contactos a través de sus representantes, a los cuales había que favorecer un trato especial, de acuerdo a su rol de representante de otro Estado,  y a través de éstas relaciones diplomáticas se originaba la necesidad de reglamentar los aspectos formales de esas relaciones, en las cuales se mantenía para un respeto mutuo y respeto a cada parte al cual es llamado “Protocolo Diplomático” armoniosas y de respeto mutuo.

Clases de Protocolo

Protocolo Empresarial.

Código comprendido que define la manera adecuada de interactuar  con los miembros de una empresa, que tiene antecedentes en su cultura y que marca pautas en el estilo de:

·         Comunicación.

·         Imagen y presentación personal.

·         Respeto a la Jerarquía (relaciones entre superiores y subalternos, o entre clientes y proveedores).

·         Cortesía telefónica.

·         Manejo de la red y herramientas de trabajo.

Protocolo Eclesiástico

Este protocolo contempla dimensiones de ceremonias y ritos, centrándonos en la iglesia católica, el PAPA en su orden de jerarquía es el primer líder espiritual de esta religión Le siguen los cardenales o príncipes de la iglesia, se les llama por eminencia reverendísima, le siguen los arzobispos y obispos, llamados por Excelencia reverendísima.

Protocolo Deportivo.

Este protocolo tiene importancia como medio social de integración y posee ciertas normas básicas como los otros. Para este protocolo podríamos tener en cuenta lugar, seguridad, planes de emergencia, afluencia de público, medios de comunicación y programación.

Protocolo Universitario.

     Rico en simbologías y ceremonia.

 Cada facultad posee color y traje          académico

 Habitualmente existe jefe de protocolo

Protocolo Social.

El protocolo más importante para poder desarrollar los demás de una mejor manera y para ellos ay que tener en cuenta que se utiliza Todos los días en cada momento y la mejor forma de cumplirlos es utilizando las palabras mágicas como le llamo yo (Hola, Buenos Días Buenas Tardes y Noches, Gracias, por favor, Disculpe, Permiso entre otras). Adicional a eso la moderación de nuestras expresiones corporales, hábitos en nuestro comportamiento, la puntualidad.   

Protocolo en la correspondencia: tarjetas, cartas, portafolio de servicios.

Tarjetas: No debe estar escrita nunca a mano debe tener una buena presentación y ortografía, pues es la presentación de la empresa en lo posible debería ir en blanco de buena calidad sin llegar al “cartón” con membretes y logotipos debe figurar los datos de la empresa.

Cartas: Los elementos de una carta todos son los mismos pero depende mucho el enfoque a donde va dirigida.

·         Fecha

·         Destinatario

·         Un pequeño saludo

·         Texto o cuerpo de la carta

·         Despedida y firma

Las clases de carta que existen:

·         Agradecimiento

·         Disculpas

·         Solicitud

·         Felicitaciones presentación

·         Invitación.

Portafolio de servicios: es un documento en el cual se contempla la información básica y precisa de una empresa. Mediante este portafolio la empresa da a conocer en forma detallada, las cosas, elementos, productos y servicios y su significado es lo mismo.

Un portafolio de servicios de servicios debe llevar:

·         Breve reseña histórica

·         Misión, Visión, Objetivos

·         Productos, Servicios

·         Garantías

·         Socios

·         Proveedores

·         Respaldos

·         Clientes de la empresa

·         Datos de Contacto: Correo electrónico, dirección, teléfono, fax…etc.

Normas técnicas y de calidad para la elaboración y presentación de documentos Comerciales.

Se define que las normas Icontec son pautas muy importantes para la elaboración de un escrito, ya sean en trabajos, monografías, proyectos, ensayos informes, etc.

Estas normas permiten que la presentación de los anteriores mencionados tengan un aspecto estético importante, pues el escrito la portada la ortografía unas márgenes dan la pauta para el entendimiento.

Se podría decir que el objeto central de esta norma, es establecer etapas y procedimientos que se deben seguir para obtener un buen resultado de la presentación de un trabajo de investigación.

Las normas aplicada para la elaboración de algunos documentos:

·         Sobres Comerciales: Básicamente los sobres comerciales, son muy utilizados por las empresas; en estos se especifican diferentes datos de grandísima importancia, como lo son; el destino (local, nacional o internacional), su aplicación (oficio, tarjeta o manila) también se especifican las zonas en las cuales va ubicada la información, también los datos (remitente y destinatario) sus partes y los aspectos generales de este documento; todo esto del documento que se envíe dentro del sobre comercial. Estas Normas son importantes para la protección de la información que va dentro del sobre.

·         Memorandos: La norma técnica Colombiana para la elaboración de memorandos, es igualmente de importante como las demás, ya que es una comunicación escrita de carácter interno de toda empresa; ya que esta se utiliza para transmitir informaciones, orientaciones, y pautas de las diferentes dependencias, como lo sean locales, regionales, nacionales o internacionales.

Esta misma norma con lleva a distintas especificaciones importantísimas como lo son sus clasificaciones, estilos, sus requisitos (márgenes y partes del documento) y así mismo sus aspectos generales; para así contener una documentación muy buena dentro de la empresa y sus empleados.

·         Actas Administrativas: Es importante en el trato de información dentro la empresa e instituciones; ya que este es un documento en el cual se muestra y consta lo sucedido, tratado, mencionado dentro de una reunión empresarial. Existen dos clases de actas; las registradas son documentos que registran la memoria de reuniones y actos administrativos y la  no registradas son las que registran reuniones de sociedades ya que estas son obligadas a cumplir condiciones especificas

En estas actas se muestran básicamente distintos requisitos, como lo son los generales (márgenes, titulo, numeración, presentación, relación) y los específicos (razón social, titulo, denominación, fecha, hora, lugar, asistentes, invitados, ausentes, orden del día, desarrollo, convocatoria, firmas, aspectos generales); todas estas que son de gran importancia, como se especifica en la norma.

·         Hojas de vida: es una norma importantísima para la relación entre personas que laboran empresa; en esta se relacionan los datos personales, estudios, experiencia y referencias que califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad o labor.

En esta norma técnica Colombiana, se muestran los diferentes requisitos, como lo son las márgenes del documento, sus partes también son mostradas (como lo son los datos personales, estudios, experiencias, investigaciones, referencias, fecha), y así mismo los aspectos generales, para mostrar y desarrollar una hoja de vida excelente.

·         Certificado: Documento probatorio, público o privado que asegura la veracidad y la legibilidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un hecho o un acto judicial, ceremonia, juramento o norma).

·         Constancia: Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.

En esta se muestran, diferentes aspectos para una elaboración correcta y un contenido completo; sus estilos en los cuales se puede desarrollar, márgenes, las diferentes partes (cargo, fecha, número, identificación, texto, firma, transcriptor) y así mismo se muestran sus aspectos generales de presentación de las mismas.

Precedencias.

La precedencia es como su palabra la indica “quien preceda a quien” quien está detrás de quien, quien va primero de quien, es el orden que se le da a los organismos empresas o instituciones para identificar el área de autoridad acobijadas de unas leyes escritas.

Precedencias militares.

La precedencia de los agregados militares estará en función de su grado, si son generales o almirantes, vendrán inmediatamente detrás del funcionario diplomático habilitado para reemplazar en ausencia al jefe de misión; si su grado es coronel o capitán de navío; irán después del ministro consejero de la embajada o legación; si son teniente coroneles, mayores o su equivalencia después del primer secretario y si son capitanes o su equivalente, detrás del segundo secretario.

El Nuncio Apostólico será siempre el decano del cuerpo diplomático acreditado ante el gobierno de Venezuela.

*La precedencia de los jefes de misión será establecida por el orden cronológico de la entrega de cartas credenciales.

*El Orden de precedencia dentro de cada misión diplomática, será el establecido por el respectivo país.

La precedencia de las fuerzas integrantes de la institución armada es la siguiente:

·         *Ejercito

·         *Marina

·         *Aviación

·         *Guardia Nacional

En las reuniones de las distintas fuerzas a igualdad de grados y antigüedad, priva la antigüedad de la fuerza.

La precedencia entre las autoridades militares será la establecida en la lista protocolar militar que elaborara la dirección de gabinetes del ministro de defensa y el comando de fuerza.